Outlook Disclaimer Nedir?
Outlook Disclaimer (Yasal Uyarı / E-Posta Dipnotu), kurumsal e-postaların altına otomatik olarak eklenen yasal uyarı, gizlilik bildirimi veya şirket imzasıdır.
On-Premises Exchange Server kullanıyorsan, bu işlemi Exchange Transport Rules (Taşıma Kuralları) ile otomatik hale getirebilirsin.
📌 On-Premises Exchange Server Üzerinde Outlook Disclaimer Nasıl Yapılır?
Aşağıdaki adımları takip ederek Exchange Server üzerinde otomatik disclaimer ekleyebilirsin.
1️⃣ Exchange Yönetim Konsoluna (EAC) Giriş Yap
- Exchange Admin Center (EAC) aç:
- Tarayıcıya şu adresi yaz:
https://<ExchangeServer hostname veya ip adresi>/ecp - Admin yetkili hesabınla giriş yap.
- Tarayıcıya şu adresi yaz:
- Sol menüden “Mail Flow” (Posta Akışı) sekmesine git.
- “Rules” (Kurallar) sekmesini aç.
2️⃣ Yeni Transport Rule (Taşıma Kuralı) Oluştur
- “New” (Yeni) butonuna tıkla ve “Apply disclaimers” seçeneğini seç.
- “Name” (İsim) kısmına kural için bir isim ver.
- Örneğin: “Corporate Email Disclaimer”
3️⃣ Kural Koşullarını Belirle
- “Apply this rule if” (Bu kuralı uygula) seçeneğine tıkla.
- “The sender is inside the organization” (Gönderen şirket içinde ise) seçeneğini seç.
- Eğer sadece belirli bir grup için uygulanacaksa:
- “The sender is a member of this group” seçeneğini seç ve ilgili grubu ekle.
- Örneğin: “Sales Team”
4️⃣ Disclaimer (İmza / Uyarı Mesajı) İçeriğini Belirle
- “Do the following” (Şunu yap) seçeneğini seç.
- “Append the disclaimer” (Açıklama ekle) seçeneğini seç.
- Açılan alana gönderilecek disclaimer metnini gir.
📌 Örnek E-Posta Disclaimer Metni:
Bu e-posta gizli ve sadece belirtilen alıcı için gönderilmiştir. Eğer bu mesajı yanlışlıkla aldıysanız, lütfen göndereni bilgilendirin ve mesajı silin. Şirketimiz, bu e-postanın içeriğinden doğabilecek hatalardan sorumlu değildir.
📌 HTML Formatında Örnek Disclaimer (Şirket İmzası):
<div style="font-size:10pt; color:gray;">
<p>Bu e-posta gizlidir ve sadece belirtilen alıcıya yöneliktir.</p>
<p>Eğer yanlışlıkla aldıysanız, lütfen göndereni bilgilendiriniz.</p>
<br>
<p><strong>Şirket Adı</strong></p>
<p>Adres: Şirket Adresi, Şehir, Ülke</p>
<p>Telefon: +90 123 456 78 90</p>
<p><a href="https://www.sirket.com">www.sirket.com</a></p>
</div>
5️⃣ Disclaimer Mesajının Konumunu ve Formatını Ayarla
- “Apply to all messages” (Tüm mesajlara uygula) seçeneğini işaretle.
- “Append” seçeneğini seç → (E-posta sonuna ekler).
- HTML formatı kullanıyorsan “Enforce formatting” (Formatı zorla) seçeneğini etkinleştir.
6️⃣ Kuralı Kaydet ve Test Et
- “Save” butonuna bas ve kuralı kaydet.
- Bir test e-postası göndererek disclaimer’ın e-postanın altına eklendiğini kontrol et.
📌 Outlook Disclaimer Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
⚠ HTML formatı desteklenir, ancak tüm e-posta istemcileri HTML formatını doğru gösteremeyebilir.
⚠ Transport Rules, sadece dışarıya giden e-postalarda çalışacak şekilde yapılandırılabilir.
⚠ Eklenen disclaimer’lar kullanıcıların Outlook imzalarından bağımsızdır.
⚠ Çok uzun disclaimer metinleri e-posta boyutunu artırabilir.
⚠ Exchange Server’a göre farklılık gösterebilir (2013, 2016, 2019 ve Exchange Online).
📌 Sonuç
✅ Exchange Server üzerinden tüm e-postalara otomatik olarak disclaimer ekleyebilirsin.
✅ Şirket politikasına uygun yasal uyarı veya şirket imzası eklenebilir.
✅ Outlook istemcilerinden bağımsız olarak tüm e-posta trafiğinde uygulanır.
✅ Kuralları özelleştirerek sadece belirli gruplara, departmanlara veya dışarıya giden e-postalara uygulayabilirsin.
🚀 Özetle: Exchange Transport Rules ile Outlook Disclaimer (İmza / Yasal Uyarı) ayarlayarak, e-posta yönetimini ve kurumsal iletişimi standart hale getirebilirsin!